Documenten
Deze gids legt uit hoe u de ChessMint-documentbibliotheek gebruikt om clubdocumenten op te slaan en te delen.
Wat is de documentbibliotheek
De documentbibliotheek is een gecentraliseerde opslagruimte voor clubdocumenten binnen de ChessMint-werkruimte. Het laat organisatoren bestanden uploaden, organiseren en delen zoals reglementen, statuten, trainingsmateriaal, notulen en nieuwsbrieven.
Documenten zijn toegankelijk vanuit de Bibliotheek-sectie in het zijmenu. Toegang wordt bepaald door rechten, zodat alleen gemachtigde clubleden documenten kunnen bekijken, uploaden of beheren.
Documenten uploaden
Een document uploaden:
- Open de Documenten-pagina vanuit het zijmenu.
- Klik op Nieuw om een nieuw document aan te maken.
- Voer een titel in. Als u de titel leeg laat, wordt deze automatisch ingevuld vanuit de bestandsnaam.
- Voeg optioneel een beschrijving toe om anderen te helpen het document te vinden.
- Kies een bestand om te uploaden. Ondersteunde formaten zijn PDF, DOC en DOCX, tot 10 MB.
- Klik op Aanmaken om te uploaden.
Het bestand wordt veilig opgeslagen en gekoppeld aan het documentrecord. Er kan slechts één bestand per documententry worden gekoppeld.
Bekijken en downloaden
Elk document in de bibliotheek kan worden bekeken of gedownload:
- Bekijken — Opent het document veilig in een nieuw browsertabblad, zodat u het kunt lezen zonder het eerst te downloaden.
- Downloaden — Slaat het bestand op op uw apparaat. Op web start de download automatisch. Op mobiel en desktop opent het bestand in een externe applicatie.
Beide acties vereisen documenttoegang.
Documenten beheren
Organisatoren met de juiste rechten kunnen bestaande documenten beheren:
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Bewerken | De titel en beschrijving bijwerken. |
| Bestand vervangen | Een nieuw bestand uploaden om het bestaande te vervangen. Het oude bestand wordt vervangen. |
| Verwijderen | Het document en het bestand verwijderen. Een bevestigingsdialoog verschijnt vóór verwijdering. |
De documentenlijst is standaard gesorteerd op titel. Gebruik het zoekveld om documenten te vinden op titel of beschrijving.
Toegang
Leden met documenttoegang kunnen documenten bekijken en downloaden; beheerders voegen ze toe, bewerken en verwijderen ze. Leden zonder toegang zien de Documenten-pagina niet. Voor wie wat kan doen in de werkruimte, zie Rollen & toegang.
Gebruiksscenario's
De documentbibliotheek is nuttig voor het opslaan van:
- Clubreglementen en statuten.
- Toernooireglementen en inschrijfformulieren.
- Trainingsmateriaal en lesnotities.
- Notulen en agenda's van vergaderingen.
- Jaarverslagen en financiële overzichten.
- Gedeelde sjablonen voor clubcorrespondentie.
Houd documenttitels en beschrijvingen duidelijk zodat andere leden kunnen vinden wat ze nodig hebben zonder elk bestand te doorbladeren.
Documenten-checklist
- Bestandsformaat is PDF, DOC of DOCX.
- Bestandsgrootte is onder 10 MB.
- Titel is duidelijk en beschrijvend.
- Beschrijving helpt anderen het doel van het document te begrijpen.
- Oude of verouderde documenten worden bijgewerkt of verwijderd.
- Rechten zijn ingesteld zodat de juiste personen toegang hebben tot de bibliotheek.