Openbare inschrijving & betalingen

Deze gids is voor organisatoren, beheerders en penningmeesters die ChessMint gebruiken om toernooiinschrijvingen en bijdragen te verzamelen.

Hoe openbare inschrijving werkt

Openbare inschrijving wordt per toernooisectie bepaald. Een sectie kan spelers toestaan zich in te schrijven vanuit de openbare toernooidpagina.

Tijdens inschrijving geeft de speler de vereiste contactgegevens op en kiest een sectie. FIDE-ID is optioneel, maar wanneer de speler er een opgeeft, kan ChessMint FIDE-gegevens gebruiken om schaakidentiteitsdetails in te vullen zoals naam, titel, ratings en federatie.

Openbare inschrijving geeft een speler niet automatisch portaltoegang. Het maakt of hergebruikt het spelersrecord dat nodig is voor de toernooiinschrijving.

Voordat u inschrijving opent

Controleer voordat u een openbare link verzendt:

De toernooidtitel, datums, locatie en beschrijving.
De secties die openbare inschrijving moeten accepteren.
Inschrijvingsbijdragen per sectie of deelnemertype.
Of online betaling beschikbaar is voor de club.
Wie inschrijvingen goedkeurt, afwijst of opvolgt.
Of de openbare pagina en agendazichtbaarheid correct zijn.

Openbare inschrijving is het makkelijkst te beheren wanneer het toernooi al is gepubliceerd en de hoofdstructuur stabiel is.

Inschrijvingsstatus

Inschrijvingsstatus scheidt organisatorgoedkeuring van betalingsafwikkeling.

Status getoond aan organisatoren	Betekenis
Uitgenodigd of in afwachting	De inschrijvingsaanvraag is ontvangen en heeft organisatorbeoordeling of bevestiging nodig.
Geaccepteerd	De speler is goedgekeurd en kan worden gepaard, maar heeft nog een openstaand saldo.
Voltooid	De speler is goedgekeurd en heeft geen openstaand saldo.
Afgewezen	De organisator heeft de inschrijving afgewezen.
Geannuleerd	De inschrijving is geannuleerd of ingetrokken.

Zowel geaccepteerde als voltooide spelers kunnen deel uitmaken van het toernooi. Voltooid betekent bovendien dat de inschrijving financieel is afgewikkeld.

Inschrijvingen beoordelen

Gebruik de toernooiddeelnemerslijst om inschrijvingsaanvragen te beoordelen.

Nuttige controles:

Filter op in-afwachting of uitgenodigd status bij het triëren van nieuwe aanvragen.
Controleer of de speler de juiste sectie heeft geselecteerd.
Controleer FIDE-ID, rating, federatie en contactgegevens.
Accepteer inschrijvingen die moeten meespelen.
Wijs inschrijvingen af die niet moeten worden opgenomen.
Voeg notities toe wanneer een andere organisator of penningmeester context nodig heeft.

Wanneer een inschrijving wordt geaccepteerd, voltooid of afgewezen, brengt ChessMint de speler in zijn eigen taal op de hoogte — op voorwaarde dat zowel de schakelaar van het toernooi voor die inschrijvingsweg als de eigen notificatievoorkeur van de speler dit toestaan. Zie Toernooimeldingen.

Inschrijvingsbijdragen

Toernooiinschrijvingsbijdragen kunnen per registratie worden bijgehouden. Organisatoren kunnen gebruiken:

Online betaling tijdens openbare inschrijving wanneer Stripe-betalingen beschikbaar zijn voor de club.
Handmatige betalingsregistratie voor contant, overschrijving, cheque, krediet of andere offline methoden.
Betalingsgeschiedenis om te zien hoe een registratie is betaald.
Betalingsstatus in deelnemersweergaven en betalingsrapporten.

Online en handmatige betalingen voeden hetzelfde betalingsrecord, zodat penningmeesters saldi op één plek kunnen volgen.

Voorwaardelijke inschrijvingsprijzen

Een reeks kan verschillende prijzen aanrekenen aan verschillende deelnemers, zonder dat de organisator iets manueel aanpast. Naast de standaardbijdrage voegt u tariefregels toe, die elk een prijs vastleggen wanneer aan hun voorwaarde is voldaan.

Een regel kan kijken naar:

Clublidmaatschap — of de deelnemer een actueel lidmaatschap bij uw club heeft, of een specifiek lidmaatschapstype.
Rating — klassiek, rapid of blitz, boven of onder een grens.
Geboortejaar — voor jeugd-, jongeren- of veteranentarieven.
Inschrijvingsdatum — voor kortingen bij vroege inschrijving.
Federatie — voor een nationaal federatietarief.

Drie zaken zijn belangrijk voordat u dit instelt:

De goedkoopste passende regel wint. Is iemand zowel lid als jeugdspeler, dan betaalt die het laagste van de twee. U hoeft niet over de volgorde van de lijst na te denken, en er is geen prioriteit in te stellen.
Een ontbrekend gegeven kwalificeert nooit. Een speler zonder rating komt niet in aanmerking voor "rating onder 1600", en een speler zonder geboortedatum geldt niet als jeugdspeler. Zij betalen de standaardbijdrage.
Clublidmaatschap wordt tegen uw eigen ledenbestand getoetst. Niemand krijgt het ledentarief door uw clubnaam in het formulier te typen.

U kunt de bijdrage van een individuele inschrijving nadien nog aanpassen. Regels bepalen de startprijs, ze zetten die niet vast.

Wat de speler ziet

Wanneer een regel de prijs wijzigt, toont het inschrijvingsformulier de standaardbijdrage, de regel die van toepassing was, en het totaal. Kan ChessMint de deelnemer nog niet identificeren, dan wordt de prijs als schatting aangeduid — lidmaatschap kan pas bevestigd worden zodra de inschrijving in uw ledenbestand terechtkomt, dus de schatting ligt nooit lager dan wat effectief wordt aangerekend.

De weergegeven prijs is altijd de prijs die ChessMint aanrekent. Ze wordt op de server berekend, niet in de browser.

Inschrijvingslimieten en de wachtlijst

Een reeks kan een maximum aantal deelnemers hebben. Laat dit op 0 staan voor geen limiet.

De wachtlijstinstelling staat bij de limiet en verschijnt pas zodra er een limiet is ingesteld: een wachtlijst plaatst inschrijvingen boven een limiet in de wachtrij, dus zonder limiet kan ze nooit iets doen. Een limiet wissen verbergt de schakelaar maar bewaart uw keuze — stelt u opnieuw een limiet in, dan komt de wachtlijst terug zoals u ze had. De instelling blijft beschikbaar als openbare inschrijving uit staat, omdat u zelf nog inschrijvingen kunt toevoegen.

Zolang er plaatsen vrij zijn, toont het openbare inschrijvingsformulier hoeveel er nog over zijn. Wat er gebeurt zodra de reeks vol is, hangt af van één instelling:

Wachtlijst uit — openbare inschrijving wordt geweigerd met een duidelijke melding dat de reeks vol is, nog voordat de speler iets invult.
Wachtlijst aan — de inschrijving wordt aanvaard en in de wachtrij geplaatst. De speler krijgt te zien dat hij op de wachtlijst staat en op welke positie, en wordt niet aangerekend.

De limiet geldt enkel voor openbare inschrijving. U kunt zelf nog een late inschrijving boven de limiet toevoegen — die afweging laat ChessMint aan u.

Wanneer er een plaats vrijkomt

Wordt een inschrijving geannuleerd, geweigerd of teruggetrokken, dan schuift de langst wachtende persoon automatisch door naar de vrije plaats en krijgt daarover een melding. Die komt binnen als een inschrijving in afwachting van uw beoordeling, niet als bevestigde deelnemer — en bij een betalende reeks start de betaling op dat moment, niet toen ze in de wachtrij kwamen.

Online betaling bij inschrijving

Wanneer online betalingen beschikbaar zijn, kan de inschrijvingsflow de speler na indiening van de inschrijvingsdetails naar een checkout-popup sturen.

De speler kan het openstaande registratiesaldo online betalen. Wanneer de betaling is voltooid, werkt ChessMint de betalingsgeschiedenis bij en kan de registratie als Voltooid worden gemarkeerd zodra het saldo is vereffend.

Gebruik online betaling wanneer de club contantbeheer, overschrijvingsopvolging of handmatige afstemming wil verminderen.

Handmatige betalingen

Handmatige betalingsregistratie blijft nuttig voor clubbalies, contante betalingen, overschrijvingen en correcties.

Houd bij het registreren van een handmatige betaling notities consistent:

Gebruik dezelfde betalingsmethodenamen across de club.
Voeg referenties toe voor overschrijvingen wanneer nuttig.
Noteer de werkelijke betaaldatum.
Voeg korte notities toe alleen wanneer ze helpen bij latere opvolging.

Penningmeesters en beheerders moeten de betalingsgeschiedenis controleren voordat ze de financiële status van een deelnemer wijzigen.

Terugbetalingen

Elke geregistreerde betaling kan volledig of gedeeltelijk terugbetaald worden, vanuit de betalingsgeschiedenis in het betalingsvenster. Terugbetalen vereist de terugbetalingsrechten die beheerders en penningmeesters hebben.

Bij een terugbetaling wordt altijd een reden gevraagd. Die wordt bij de terugbetaling bewaard en verschijnt in het auditspoor, zodat de club altijd kan verantwoorden waarom er geld is teruggegaan.

Bij elke terugbetaling wordt gevraagd hoe het geld wordt terugbetaald, en het antwoord staat al ingevuld:

Online betalingen worden standaard teruggestort via hetzelfde kanaal waarmee de speler betaalde. Het geld verlaat automatisch het Stripe-saldo van de club; niemand hoeft handmatig over te schrijven. Kaartterugbetalingen zijn er meestal binnen enkele dagen. Bankmethodes zoals Bancontact of iDEAL kunnen langer duren; ChessMint werkt het record bij zodra de terugbetaling definitief is.
Contant, overschrijving, cheque en andere handmatige betalingen worden standaard terugbetaald op dezelfde manier als ze binnenkwamen. Het geld zelf terugbezorgen doet de club nog steeds.

U kunt dat antwoord aanpassen wanneer het geld echt op een andere manier teruggaat. De meest voorkomende reden is dat een online terugbetaling niet lukt: het Stripe-saldo van de club is te laag omdat er al uitbetalingen gebeurden, de betaling is te oud om terug te draaien, of de kaart van de speler is vervallen. Kies dan hoe u werkelijk terugbetaalt — contant in de club, een overschrijving — en ChessMint registreert dat. Er wordt niets naar Stripe gestuurd; u geeft het geld zelf terug.

Dit correct invullen houdt de boekhouding betrouwbaar: een terugbetaling uit de kas wordt als contant geregistreerd, zodat de betalingstotalen van het seizoen kloppen met zowel de Stripe-rekening als de kas. De oorspronkelijke betaling verandert nooit — die werd wel degelijk online betaald — alleen de terugbetaling toont welke weg het geld terug nam.

Een terugbetaling heropent het saldo van de deelnemer, die dus opnieuw als openstaand verschijnt. Ze verwijdert de speler niet automatisch uit het toernooi. Trekt de speler zich echt terug, vink dan Deze inschrijving ook intrekken aan in het terugbetalingsvenster — dan wordt ook de inschrijving geannuleerd. De speler krijgt een melding dat zijn inschrijving is ingetrokken, met het terugbetaalde bedrag, tenzij de schakelaar van het toernooi voor zijn inschrijvingsweg uit staat of hij zich zelf heeft afgemeld. Een plaats vrijmaken laat ook de langst wachtende persoon op de wachtlijst doorschuiven, als die er is.

Gedeeltelijke terugbetalingen zijn mogelijk: betaal een deel van de inschrijvingsbijdrage terug en de rest blijft betaald. Het venster laat alleen terugbetalen wat nog terugbetaalbaar is, en een terugbetaalde betaling krijgt een label dat dit aangeeft.

Terugbetalingen die een club rechtstreeks in haar eigen Stripe-dashboard doet, worden automatisch opgepikt en verschijnen ook in ChessMint, zodat beide nooit uit elkaar lopen.

Merk op dat online betalingen niet verwijderd kunnen worden, alleen terugbetaald. Verwijderen zou het geld bij Stripe laten zonder spoor in de boeken van de club. Handmatige betalingen die per vergissing werden geregistreerd, kunnen nog steeds gewoon verwijderd worden.

Penningmeestersworkflow

Penningmeesters richten zich meestal op:

Het monitoren van openstaande saldi.
Het registreren van handmatige betalingen.
Het controleren van betalingsgeschiedenis.
Het opvolgen van onbetaalde registraties.
Het produceren van betalingsstatusrapporten indien nodig.
Het uitvoeren van terugbetalingen en, waar relevant, het intrekken van de inschrijving.

Arbiters kunnen de toernooiflow bedienen, maar betalingsinzicht behoort toe aan beheerders en penningmeesters.

Inschrijvings- en betalingschecklist

Openbare inschrijving is alleen ingeschakeld voor de bedoelde secties.
Inschrijvingsbijdragen zijn correct voordat de openbare link wordt verzonden.
Online betalingsbeschikbaarheid is gecontroleerd als het evenement online checkout verwacht.
In-afwachting registraties worden regelmatig beoordeeld.
Geaccepteerd betekent goedgekeurd met een openstaand saldo.
Voltooid betekent goedgekeurd en financieel afgewikkeld.
Handmatige en online betalingsgeschiedenis is gecontroleerd vóór financiële opvolging.