Evenementen
Deze gids legt uit hoe u niet-competitieve clubactiviteiten organiseert in ChessMint met de Evenementen-functie.
Wat zijn evenementen
Evenementen zijn niet-competitieve clubactiviteiten zoals trainingssessies, lezingen, simultane exhibitions, sociale bijeenkomsten of clubvergaderingen. Ze zijn gescheiden van rated of competitieve toernooien, maar profiteren wel van registratie, aanwezigheidsregistratie en betalingsbeheer binnen de clubwerkruimte.
Gebruik evenementen wanneer u nodig heeft:
- Registratie of RSVP-tracking voor een clubactiviteit.
- Aanwezigheidsfeedback van uitgenodigde leden.
- Een registratiebijdrage voor een trainingssessie of workshop.
- Een gedeelde agendavermelding zichtbaar voor clubleden.
Evenementsvelden
Bij het aanmaken van een evenement kunt u het volgende configureren:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De evenementstitel die in de lijst en aan spelers wordt getoond. |
| Datum | De datum waarop het evenement plaatsvindt. |
| Tijd | De starttijd in HH:MM-formaat (optioneel). |
| Locatie | Waar het evenement plaatsvindt (optioneel). |
| Beschrijving | Een vrije-tekst beschrijving tot 1000 tekens. |
| Registratiebijdrage | Bedrag in de clubvaluta. Stel in op 0 voor gratis evenementen. |
| Max deelnemers | Maximum aantal registranten. Stel in op 0 voor onbeperkt. |
| Registratiedeadline | Laatste datum voor registratie (optioneel). |
| Reactietype | Hoe deelnemers moeten reageren: geen, optioneel of vereist. |
| Openbaar evenement | Of het evenement zichtbaar is voor spelers of alleen voor organisatoren. |
Evenementsstatus
Evenementen doorlopen een eenvoudige statuslevenscyclus:
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Inactief | Het evenement is aangemaakt maar nog niet actief. Nieuwe evenementen starten hier. |
| Aankomend | De evenementsdatum ligt in de toekomst. Automatisch getoond op basis van de evenementsdatum. |
| Vandaag | Het evenement vindt vandaag plaats. Automatisch getoond op basis van de evenementsdatum. |
| Actief | Het evenement is live en registratie is open. |
| Voltooid | Het evenement is afgelopen. |
| Geannuleerd | Het evenement gaat niet door. Blijft zichtbaar voor records. |
Organisatoren kunnen de status handmatig wijzigen via het menu (⋮) op elke evenementsrij. Spelers zien alleen aankomende en actieve evenementen.
Een evenement aanmaken
Het aanmaken van een evenement gebruikt een tweestaps wizard:
- Evenementsdetails — Vul de naam, datum, tijd, locatie, beschrijving, bijdrage, max deelnemers, reactietype en zichtbaarheid in. Klik op Doorgaan om verder te gaan.
- Deelnemers — Voeg optioneel deelnemers toe uit de clubledenlijst. U kunt zoeken naar specifieke personen of deze stap overslaan en later deelnemers toevoegen.
Wanneer deelnemers tijdens het aanmaken worden toegevoegd, ontvangen ze de status uitgenodigd. U kunt op elk moment meer deelnemers toevoegen vanuit de Deelnemers-tab van het evenement.
Deelnemers-tab
Na het aanmaken of openen van een evenement toont de Deelnemers-tab iedereen die voor het evenement is geregistreerd.
Deelnemers toevoegen
- Zoeken en toevoegen — Open de persoonskiezer, zoek op naam en selecteer een of meer clubleden. Nieuwe deelnemers worden toegevoegd met status uitgenodigd.
- Alle leden toevoegen — Voeg in één keer elk clublid toe aan het evenement. Leden die al deelnemer zijn worden overgeslagen.
Deelnemers beheren
Voor elke deelnemer kunnen organisatoren:
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Status bewerken | Wijzigen tussen uitgenodigd, geaccepteerd, geweigerd en geannuleerd. |
| Bijdrage bewerken | De registratiebijdrage voor een individuele deelnemer aanpassen. |
| Verwijderen | De deelnemer uit het evenement verwijderen. |
| Betaling registreren | Een handmatige betaling voor de registratiebijdrage van de deelnemer registreren. |
| Bijdrages synchroniseren | Alle deelnemersbijdrages bijwerken naar de huidige registratiebijdrage van het evenement. |
Aanwezigheidsfeedback
Wanneer het reactietype is ingesteld op optioneel of vereist, kunnen deelnemers reageren op de evenementsuitnodiging:
- Accepteren — De deelnemer bevestigt aanwezigheid.
- Weigeren — De deelnemer geeft aan niet aanwezig te zijn.
Organisatoren zien de aanwezigheidsstatus in de deelnemerslijst. Dit helpt bij het plannen van ruimte-opstelling, materiaal of catering.
Wanneer het reactietype is ingesteld op geen, wordt geen aanwezigheidsfeedback verwacht.
Betalingstracking
Als het evenement een registratiebijdrage heeft, kunnen organisatoren betalingen per deelnemer volgen:
- Bekijk betalingsstatusbadges (betaald, open, deels betaald) in de deelnemerslijst.
- Registreer handmatige betalingen voor contant, overschrijving of andere offline methoden.
- Verstuur betalingsherinnering-e-mails naar deelnemers met openstaande saldi.
Betalingsherinneringen openen een dialoog die alle onbetaalde deelnemers toont. Selecteer wie u wilt herinneren en verstuur de herinneringen in bulk.
Evenementsrapporten
Organisatoren kunnen een evenementsrapport genereren als PDF. Het rapport opent in een nieuw browservenster op web, of in een externe viewer op mobiele en desktopplatforms.
Spelersweergave
Spelers zien evenementen die aankomend of actief zijn en gemarkeerd als openbaar. Ze kunnen:
- Evenementsdetails bekijken zoals datum, tijd, locatie en beschrijving.
- Reageren met aanwezigheid wanneer het reactietype optioneel of vereist is.
- Hun eigen betalingsstatus zien als een registratiebijdrage van toepassing is.
Spelers zien geen inactieve, voltooide of geannuleerde evenementen tenzij ze organisatortoegang hebben.
Toegang
Beheerders maken evenementen aan en beheren ze. Beheerders en penningmeesters registreren evenementsbetalingen en versturen herinneringen. Spelers kunnen alleen aankomende en actieve openbare evenementen zien en erop reageren. Voor wie wat kan doen in de werkruimte, zie Rollen & toegang.
Evenements-checklist
- Evenementsnaam, datum en tijd zijn correct.
- Locatie en beschrijving zijn ingevuld indien nodig.
- Registratiebijdrage en valuta zijn correct ingesteld.
- Max deelnemers is geconfigureerd indien er een limiet is.
- Reactietype komt overeen met of aanwezigheidsfeedback wordt verwacht.
- Deelnemers zijn toegevoegd en genotificeerd.
- Betalingsherinneringen zijn verzonden naar onbetaalde deelnemers indien nodig.
- Evenementsstatus is bijgewerkt naar actief voor de evenementsdatum en naar voltooid achteraf.